Выбираем ресторан

Как только выбрана дата проведения свадебного торжества, необходимо сразу начинать поиск помещения для банкета. Особенно если свадьбу вы решили сыграть в разгар лета или в начале осени, то есть в самое популярное время. Для совсем небольшой компании приглашенных подойдет кафе или бар, а в остальных случаях, особенно если число гостей по списку приближается к сотне, выбор лучше остановить на банкетном зале соответствующих размеров.

Варианты аренды

Заведения, подходящие для проведения свадьбы, предлагают 2 варианта:

• Аренда банкетного зала с оборудованием кухни, посудой и официантами. Организация праздника, покупка продуктов, спиртного, приготовление угощений ложатся на вас. Стоимость аренды включает уборку всех помещений после проведения банкета, мытье посуды.
• Полное обслуживание. Оплата за аренду не взимается. Обязательное условие — заказ минимального числа закусок. Спиртные напитки частично или полностью могут быть привезены с собой. Это оговаривается заранее. Необходимо выбрать меню на вечер, внести аванс в размере 50 %. К моменту приезда гостей все будет готово.

Предпочтительный вариант зависит от числа приглашенных и лимита финансовых средств, которые вы собираетесь потратить на мероприятие.

Параметры, важные для поиска заведения

Для выбора подходящего места важно определиться с критериями:

• Предположительное количество приглашенных. Должно быть достаточно места за банкетными столами и на площадке для танцев.
• Местоположение заведения. Как близко к центру оно находится, есть ли парковка для личного транспорта. Гостям должно быть удобно приехать на банкет и уехать домой после его окончания. Если большая часть приглашенных живет в одном районе, лучше выбирать зал поблизости.
• Сумма, которую вы собираетесь потратить на каждого человека.
• Дополнительные возможности заведения (музыкальное оборудование, караоке-зал, лаунж-зона, место для танцев).

Далее составьте перечень залов и ресторанов, подходящих под ваши запросы, и начинайте обзванивать их. В списке помимо названия заведения должны отображаться:

• адрес и телефон;
• наличие парковки;
• контактные данные.

Обзвонив претендентов, вы сокращаете время поиска, избавляете себя от бессмысленных поездок, исключаете явно проигрышные варианты.

Следующий этап — посещение подходящих заведений.

На что обратить внимание при посещении

При подъезде к ресторану обратите внимание на окружающую территорию, внешний вид, удобство парковки. Сразу прокручивайте нюансы дня торжества: какое число машин поместится, удобно ли будет заехать, есть ли пропускная система. Если молодожены собираются передвигаться на лимузине, возможно ли подъехать к самому входу.

Если часть гостей планирует приехать общественным транспортом, то остановка, расположенная неподалеку, будут существенным плюсом.

При входе внутрь заведения заострите внимание на следующих моментах:

• Интерьер. Отвечает ли он требованиям торжественной обстановки?
• Достаточно ли просторный зал для банкета?
• Есть ли выбор по залам для проведения торжества?
• Наличие бара и уровень цен.
• Место для танцев.
• Размер гардероба и туалетов, состояние, в котором они содержатся.

Вопросы для обсуждения

При разговоре с администратором оцените его доброжелательность, профессионализм и участие. Уточните общее количество мест и обсудите ряд ключевых моментов.

Меню:

• Стоимость минимального заказа.
• Возможные варианты меню.
• Что из продуктов и напитков можно закупить самостоятельно (часть спиртного, соки, фрукты).
• Возможность заказа свадебного каравая и торта, в каком виде они будут подаваться (декоративное полотенце, подставка под торт).

Финансовые вопросы:

• Условия аренды.
• Оформление договора и выдача квитанций.
• Точное время оформления заказа и оплаты аванса.
• Входит ли стоимость обслуживания в общую сумму, или платить придется дополнительно (обычно эта статья расходов составляет до 10 % от стоимости блюд).

Условия обслуживания:

• Количество официантов, обслуживающих торжество
• При хорошем обслуживании официантам принято давать чаевые. Заложите эти расходы в общую смету заранее.

Музыкальное сопровождение:

• Поинтересуйтесь, каким образом решается вопрос музыкального сопровождения мероприятия. Можно ли пригласить музыкантов со стороны. Есть ли в наличии музыкальное оборудование.
• Возможности для подключения аппаратуры DJ и звукорежиссера, наличие свободных розеток для микрофона ведущего.

Прочие вопросы:

• Крайнее время присутствия в ресторане, сколько вам разрешат там находиться.
• Как решается вопрос с разбитыми во время ритуала бокалами, лепестками роз, монетами и крупой, которыми принято посыпать молодых. Кто будет наводить порядок и как оперативно. Как оплачивается эта работа.
• Возможно ли дополнительное украшение зала своими силами.
• Как во время торжества будет работать гардероб.
• Организованы ли места для курильщиков.

Обязательно поинтересуйтесь, нет ли возможности получить бонусы и скидки. И на каких условиях. Оплата банкета — основная статья свадебных расходов. Даже небольшой процент скидки может составить внушительную сумму.

Составление договора

Договор — это документ, который защищает вас от неприятных моментов, в основном связанных с финансовой стороной. Это важно и для администрации заведения, чтобы исключить возникновение спорных вопросов. Посетители тоже бывают разными, согласитесь.

В договоре необходимо прописать все мелочи, связанные с подготовкой и обслуживанием. Администрация, которая отказывается зафиксировать ответственность на бумаге, скорее всего, доставит проблемы при возможном расторжении договора — этот момент тоже надо учитывать. Поэтому договор должен содержать пункты о причинах для расторжения и штрафах.

Другие важные пункты договора:

• сумма аренды зала (если предусмотрена эта форма);
• обязательства по времени оплаты залога;
• точная сумма залога;
• дата полной оплаты (конечной суммы);
• фиксируется или индексируется конечная сумма (фиксация позволит не беспокоиться о повышении цен на продукты через 2 месяца — ко времени проведения банкета);
• бронирование даты проведения торжества;
• дата поставки продуктов (если вы обязуетесь их предоставить);
• ограничения;
• время, когда будет необходимо освободить зал. Договор может содержать пункт дополнительного времени почасовой аренды. Обратите на это внимание.

В день проведения банкета назначьте ответственного из числа приглашенных гостей, чтобы он приехал заранее и проверил все пункты договора. Все ли блюда меню присутствуют на столе или готовятся на кухне, как оформлен зал и работают официанты. Проконтролировать количество выпитого (и выставленного) алкоголя помогут пустые бутылки. Договоритесь с официантами складывать освободившуюся тару в коробки, а потом сверьтесь. На роль контролера подойдет любой хозяйственный родственник.